第4回に続く、連載第5回。
公証役場へ出向く準備をする
行政書士法人からのメール及びfreee会社設立の次工程「公証役場で認証の手続きをしましょう」に倣いながら、公証役場へ出向く準備をします。
いずれも分かりやすく情報がまとめられているので非常に便利ですが、freee会社設立のサイト上だけでは分からない詳細事項が行政書士法人からのメールには書かれているので、必ず両方を照合しつつチェックすることをおすすめします。
「委任状＋定款」書類の製本・押印作業
まず重要なのが公証役場へ持参し提出する「委任状＋定款」書類の製本・押印作業です。
freee会社設立の「電子定款の依頼状況を確認する」コーナーにアップロードされたPDF「電子署名済みの定款」（「こちらの電子署名済みの定款を公証役場にお持ちください」と付記されています）をダウンロードし、プリントアウトします（プリンターは必須）。
また、freee会社設立の「公証役場で認証の手続きをしましょう」のコーナーで「委任状」のPDFをダウンロードし、プリントアウトします。
これは汎用的なテンプレートではなく、行政書士法人の名称、会社名、発起人名などが明記されたすでにカスタマイズ済みのファイルになっていました。
委任状の日付欄に、定款の作成日と同じ日付を手書きで記入します。
そして委任状を定款の表紙の上に重ね、製本しました。ホッチキス留めでも構いませんが、これらのやり方は、行政書士法人からのメールやfreee会社設立のページで詳しく案内されています。
私自身は仕事柄、普段、契約書の製本・押印は自ら行なっており、これまでに何百通も製本しているので、手慣れている製本方式を選びました。
製本が終わったら、説明に沿って「発起人全員の実印」を押印、割印します。
なお、freee会社設立に載っている「とじ方の説明PDF」では、ホッチキス留めの場合、全ページの上部空欄に発起人全員の捨印を押すように書かれています。行政書士法人からのメールでは、製本かホッチキス留めかにかかわらず、同様に全ページに捨印を押すように書かれています。
個人的にはむやみに捨印を押すのは控えたいというポリシーを持っているので、これには従わず、捨印は全く押しませんでした。発起人が自分一人であり、実印を持参するので、もし訂正による捨印の必要が生じた場合はその時、押そうと考えました。
この辺はあくまでそれぞれご自身のお考えと責任でジャッジ下さい…😊
（話が前後しますが、少なくとも私の場合、「捨印なし」で何の問題も生じませんでした。）
CD-Rを買いに行く
定款の電子データの受け取り用に「CD-R」が必要だと書いてあります。「えっ、今どきCD-R?!」と思い、探しましたが、手元にはありません。
きっとUSBメモリー位、対応しているだろうと思ってネット上で検索をかけましたが、どうも未だに原則「CD-R」限定のようです。「DVD-R」なら手元にあるのだけれど、DVDはダメみたい😊
仕方なく100均にCD-Rを買いに行きました。2枚で税込110円（実際には1枚あれば足りますが、エラーの可能性も考慮すると2枚位持って行った方がいいかもしれません）。
公証役場に電話し日時を予約
freee会社設立に載っている「持ち物リスト」は下記の通りです（一部独自にカスタマイズ）。
- 「委任状＋定款」書類（製本またはホッチキス留めし押印したもの）
- 現金約52,000円（定款認証代金）⇒「約」が気になったが確かに実際は「51,860円」でした
- 公証役場に行く人の本人確認書類 ⇒運転免許証を持参しましたが特に確認される機会はありませんでした
- 新しいCD-R1枚
- 発起人の印鑑証明書1部（発行から3ヶ月以内）
- 発起人の個人実印（当日の修正がある場合に必要）
これらの準備ができたので、公証役場へ電話をし、訪問する日時の予約を試みます。
行政書士法人からのメールには「〇〇〇公証役場の担当公証人は、〇〇公証人となります」と具体的な名称が載っていました。
電話をし、会社名等を名乗り、担当公証人を伝えると、他の電話に出ており、だいぶかかりそうなので折り返すとのこと。携帯電話の番号を伝え、一旦切ります。
しばらくしてから折り返しの電話がありましたが、担当公証人ではなく、先ほどと同じ受付の女性。
「いつがいいですか？」と聞かれたので「最短ではいつが空いてますか？」と聞くと「ほとんど空いていない」とのこと。
「では明日とかは全然無理ですかね？」と聞くと「全然空いてないんですけど14時半なら」と。
「余裕を持って来て下さい」」というので「早めに伺います」と返すと「早めに来られても困る」と。
（何だかコミュニケーションが取りづらい…）
「14時半ぴったりに伺います」というと「1時間位は待つつもりで来て下さい」と。
とにかく忙しいことをアピールしたい様子。そして頑張って隙間の日時を空けてあげたけど、かなり待たされる覚悟で来てね、ということらしい😊
そんなこんなで翌日、訪問することになりました。
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