Googleフォームを開くと「このフォームをアップグレードすると、フォームの閲覧や回答が可能なユーザーを詳細に管理できます。」とのお知らせと「今すぐアップグレード」ボタンが表示されるようになりました。
詳細は「Google フォームをアップグレードしてアクセス制御を強化する」のヘルプにリンクされています。2024年秋にフォームの機能が更新され、アップグレードできるようになったとのこと。把握できた情報を記録しておきます。
- 今現在も今後も、Googleフォームを新規作成する場合、もうアップグレード前の旧バージョンでは作成できない。
- フォームをアップグレードした場合、アップグレード前の旧バージョンのフォームに戻すことはできない。
- フォームをアップグレードした場合も、既存の回答は保持される。
- アップグレードせず旧バージョンのままにしておいても「2025年8月以降」自動的にアップグレードすると告知されている。
❹の通り、そのままにしておきたくても近い将来、自動的にアップグレードされてしまうとなると、そのままにしておくのはもはやリスクとすら思えてしまいます。新規作成はすべて強制的に新バージョンということもあわせて考えると、時間を見つけて自主的にアップグレードし、新しい仕様を理解して慣れておく方が賢明です。
このサイトの「コンタクトフォーム」もGoogleフォームを利用しているため、早速、手動でアップグレードしてみました。
「今すぐアップグレード」ボタンを押すとあっという間に「フォームをアップグレードしました」と完了。
「このフォームを表示できる、またはフォームに回答できるユーザーを管理するには、[回答者を管理] をクリックします。」との説明なので「Manage responders」（何故かここだけ英語のまま）を押してみます。（ちなみに「Learn more」は前述の「Google フォームをアップグレードしてアクセス制御を強化する」と同じヘルプへのリンクでした。）
フォーム右上の「共有」ボタン（人型＋アイコン）を押した際と同じ設定画面が表示されました。「一般的なアクセス」欄はデフォルトでは下記のようになっています。
この時点、つまりアップグレードしただけで何もカスタマイズはしていない段階で、別ブラウザから一般の第三者としての表示状態を確かめたところ、アップグレード前と何ら変化はなく、そのまま無事に表示されていました。
右上の「公開」ボタン（公開済みのオプション）を押すと、すでに「回答を受付中」はオン（有効＝受付中）になっており、回答者は上記の通り「リンクを知っている全員」となっています。
ちなみに「回答を受付中」をオフ（無効）にすると「回答を受け付けていません」に切り替わります。下記のようなメッセージが表示される仕様ですが、「編集」ボタンでメッセージ文は独自のテキストに変更可能です。
このメッセージは回答者に表示されます
“フォーム「Contact Form – ***」は回答の受け付けを終了しました。 間違いであると思われる場合は、フォームのオーナーにお問い合わせください。”
この後、別ブラウザから一般の第三者視点でこのアップグレード後のGoogleフォームに入力、回答してみましたが、旧バージョンと変わりなく問題のない動きで、設定した管理者用メールアドレスに届く回答通知メールも従来と変わりありませんでした。
URLが変更となり、旧バージョンのリンクはリンク切れのような状態になるのかなとも思いましたが、問題なくそのまま新しいアップグレード後のフォームが表示されました。URLを貼り替えなくても良い点はホッとしました。
この程度の一般的なシンプルなコンタクトフォームであれば、アップグレードしてもそのまま問題なく継続して使えるようで良かったです…😊